Binnen de evenementensector is een passend CRM-systeem tegenwoordig echt onmisbaar. Het helpt de organisatie met het beheer van het contact met onder andere artiesten, leveranciers, decoratiebedrijven, gemeentes en andere organisaties of instellingen, maar ook geeft het de mogelijkheid om veel simultaan lopende projecten op een goede manier te stroomlijnen.
Ruis in communicatie voorkomen
Je kunt eigenlijk wel stellen dat bij het organiseren van een evenement er eigenlijk allerlei kleine evenementjes of projecten aan elkaar gekoppeld zitten. Zo is er het project van de techniek, het project van de artiesten, het gedeelte dat gaat over voedsel en drank, er moeten toiletten aanwezig zijn, de benodigde beveiliging en EHBO moet in orde zijn en niet te vergeten is er de schoonmaak tijdens het event en na afloop. Al deze losse simultaan lopende projectjes brengen een groot risico met zich mee. Dat risico is ruis in de communicatie, die vervolgens kan leiden tot fouten en onvolkomenheden. Een zichzelf respecterende organisatie wil dat natuurlijk zoveel mogelijk voorkomen.
Met een CRM-systeem zoals dat van https://www.lime-technologies.nl kun je een volledig draaiboek maken, waarin alle belangrijke zaken tot in detail beschreven worden en inzichtelijk zijn voor alle belanghebbenden. Zo is er de mogelijkheid om deelprojecten te creëren, waarmee je zelf bepaald wie daar toegang tot hebben en welke informatie eventueel aangepast kan en mag worden. Zo kunnen de financiën verborgen worden gehouden voor de artiesten, terwijl deze wel inzichtelijk zijn voor de eindklant.
Flexibiliteit en gestroomlijnd werken
Een evenement wordt doorgaans op locatie gehouden. Het is daarom erg belangrijk dat de informatie in een CRM-systeem overal en altijd beschikbaar is. Of dit nu voor, tijdens of na afloop van het evenement is, jij en alle andere belanghebbende partijen moeten op elk moment van de dag toegang hebben tot de benodigde data. CRM-systemen werken daarom in een cloud, die zorgt voor synchronisatie van alle gegevens. Van mailadressen tot agenda’s, van gemaakte afspraken tot leveringsbevestigingen, alles moet altijd up-to-date zijn om het overzicht niet kwijt te raken.
Relatie- en marketingbeheer
Nadat je als evenementenbureau een succesvol evenement hebt neergezet wil je dit natuurlijk kunnen herhalen. Alles wat goed is gegaan wil je kunnen reproduceren en uit alles dat minder goed ging wil je lering kunnen trekken. Een deugdelijk CRM-systeem maakt dit heel eenvoudig.
We nemen even een financieel aspect als voorbeeld. Jouw drankleverancier heeft voor, tijdens en na jouw evenement zijn uiterste best gedaan en ervoor gezorgd dat alles tiptop in orde was. Achteraf zie je echter dat jouw financiële afdeling verzaakt heeft in het afhandelen van de laatste betalingstermijn. Dit is niet alleen vervelend voor de drankleverancier, maar kan in de toekomst ook gevolgen hebben voor aankomende evenementen. Want met een beetje pech levert de specifieke leverancier niet meer aan jouw organisatie en zal je een nieuwe partij moeten zoeken – en dat terwijl je zeer tevreden over hen was. Laat jouw CRM-systeem een analyse maken van dergelijke zaken, ga met je personeel in gesprek over de situatie en stel vast hoe dit in de toekomst anders moet om dergelijke situaties te voorkomen.